Podstawa prawna
W Urzędzie Miasta Pionki obowiązuje „Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Pionki” oraz „Procedura ochrony danych sygnalisty w Urzędzie Miasta Pionki”.
Procedury zostały wprowadzone Zarządzeniem Nr 156/2024 Burmistrza Miasta Pionki z dnia 25 września 2024 r. w sprawie ustalenia „Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Pionki” oraz „Procedury ochrony danych sygnalisty w Urzędzie Miasta Pionki”.
Pełnomocnikiem ds. zgłoszeń naruszeń w Urzędzie Miasta Pionki została wyznaczona Pani Sylwia Zawodnik – zatrudniona na samodzielnym stanowisku ds. obsługi organizacji pozarządowych, działalności gospodarczej i zezwoleń. Wyznaczenie nastąpiło Zarządzeniem Nr 61/2026 Burmistrza Miasta Pionki z dnia 27 kwietnia 2026 r.
Pełnomocnik wykonuje swoje zadania w sposób niezależny, bezstronny i poufny, bez możliwości przyjmowania instrukcji od innych osób w zakresie prowadzonych spraw.
Kto to jest sygnalista?
Sygnalista to osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą.
Sygnalistą może być w szczególności:
- pracownik,
- były pracownik,
- osoba ubiegająca się o zatrudnienie,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- przedsiębiorca,
- prokurent,
- akcjonariusz lub wspólnik,
- członek organu osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
- stażysta,
- wolontariusz,
- praktykant.
Zgłoszenie powinno dotyczyć informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia lub współpracy.
Co może być przedmiotem zgłoszenia?
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem albo mające na celu obejście prawa.
Zgłoszenie może dotyczyć w szczególności naruszeń w zakresie:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- zapobiegania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji, pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.
Zgłoszenie może dotyczyć zarówno naruszenia, do którego już doszło, jak również uzasadnionego podejrzenia dotyczącego potencjalnego naruszenia prawa, do którego prawdopodobnie może dojść.
Kanały dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
Zgłoszenia naruszenia prawa w Urzędzie Miasta Pionki można dokonać w następujący sposób:
1. Pisemnie – w postaci papierowej
Zgłoszenie można przesłać pocztą tradycyjną albo złożyć w zamkniętej kopercie na adres:
Urząd Miasta Pionki
Aleja Jana Pawła II 15
26-670 Pionki
Na kopercie należy umieścić dopisek: „Zgłoszenie – do rąk własnych Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń”.
Zgłoszenie powinno zostać przekazane w sposób zapewniający poufność danych osoby zgłaszającej oraz informacji objętych zgłoszeniem.
2. Pisemnie – w postaci elektronicznej
Zgłoszenie można przesłać drogą elektroniczną na dedykowany adres e-mail:
W tytule wiadomości zaleca się wpisać: „Zgłoszenie naruszenia prawa”.
Zgłoszenie przesyłane drogą elektroniczną powinno zawierać informacje niezbędne do jego weryfikacji oraz adres do kontaktu umożliwiający przekazanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i informacji zwrotnej.
3. Ustnie – podczas bezpośredniego spotkania
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie może zostać dokonane ustnie podczas bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem ds. zgłoszeń naruszeń (pokój nr 202 pierwsze piętro w Urzędzie Miasta Pionki).
Spotkanie organizuje się w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
Zgłoszenie dokonane podczas spotkania dokumentuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Sygnalista ma prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół spotkania przez jego podpisanie.
Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń
Pełnomocnikiem ds. zgłoszeń naruszeń w Urzędzie Miasta Pionki jest Pani Sylwia Zawodnik – zatrudniona na samodzielnym stanowisku ds. obsługi organizacji pozarządowych, działalności gospodarczej i zezwoleń.
Pełnomocnik przyjmuje i rejestruje zgłoszenia, prowadzi postępowania wyjaśniające, podejmuje działania następcze, prowadzi komunikację z sygnalistą oraz zapewnia poufność danych i ochronę tożsamości osoby zgłaszającej.
Pełnomocnik wykonuje swoje zadania w sposób niezależny, bezstronny i poufny, bez możliwości przyjmowania instrukcji od innych osób w zakresie prowadzonych spraw.
Ważne informacje dotyczące zgłoszeń
Zgłoszenie powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację osoby zgłaszającej oraz adres do kontaktu.
Urząd Miasta Pionki nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
Jeżeli zgłaszający nie poda adresu do kontaktu, Urząd nie będzie miał możliwości przesłania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia ani informacji zwrotnej o planowanych lub podjętych działaniach następczych.
Zgłoszenie powinno być dokonane w dobrej wierze. Ochronie przewidzianej dla sygnalistów nie podlega osoba, która dokonuje zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, albo świadomie podaje nieprawdziwe informacje.
Kanały wskazane powyżej służą wyłącznie do dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów. Nie służą do składania skarg, wniosków, petycji ani korespondencji ogólnej.
Co powinno zawierać zgłoszenie?
Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
- datę i miejsce zaistnienia naruszenia prawa albo datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
- opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
- wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie,
- wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej,
- wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą być pomocne przy rozpatrywaniu zgłoszenia,
- dane osoby zgłaszającej oraz adres do kontaktu.
Formularz zgłoszenia
Zgłoszenia można dokonać przy wykorzystaniu formularza zgłoszenia naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 156/2024 Burmistrza Miasta Pionki.
W formularzu zgłaszający wskazuje m.in. osobę, której dotyczy zgłoszenie, opis naruszenia, miejsce i datę zdarzenia, posiadane dowody, status osoby zgłaszającej oraz informację, czy oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania.
Jeżeli zgłaszający oczekuje bezpośredniego spotkania, po wstępnej weryfikacji zgłoszenia spotkanie zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem że zgłaszający podał dane kontaktowe.
Jak wygląda procedura postępowania ze zgłoszeniem?
Po otrzymaniu zgłoszenia Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń dokonuje jego weryfikacji oraz podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.
Procedura obejmuje w szczególności:
- przyjęcie zgłoszenia,
- rejestrację zgłoszenia w Rejestrze Zgłoszeń,
- wstępną analizę zgłoszenia,
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie wskazał adresu do kontaktu,
- przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, jeżeli zgłoszenie pozwala na jego prowadzenie,
- ewentualne wystąpienie do sygnalisty o dodatkowe informacje,
- podjęcie działań następczych,
- przekazanie informacji zwrotnej bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne Pełnomocnik może sformułować rekomendacje dotyczące działań naprawczych lub dyscyplinujących oraz działań mających zapobiegać podobnym naruszeniom w przyszłości.
Ochrona sygnalisty
Wobec sygnalisty zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, prób ich stosowania lub gróźb zastosowania takich działań.
Ochroną objęta jest również osoba pomagająca sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osoba powiązana z sygnalistą.
Za działania odwetowe mogą zostać uznane w szczególności działania o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym albo inne formy niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania, takie jak wypowiedzenie stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, pominięcie przy awansie, przeniesienie na niższe stanowisko, mobbing, dyskryminacja, zastraszanie lub wykluczenie.
Sygnalista podlega ochronie, jeżeli działa w dobrej wierze, tj. miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa i stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie nie podlega osoba, która dokonuje zgłoszenia w złej wierze, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, albo świadomie podaje nieprawdziwe informacje.
Poufność i ochrona danych osobowych
Urząd Miasta Pionki zapewnia poufność tożsamości sygnalisty oraz ochronę danych osobowych zawartych w zgłoszeniu.
Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie albo obowiązek ujawnienia wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Dostęp do kanałów zgłaszania naruszeń prawa oraz do danych zawartych w Rejestrze Zgłoszeń posiada wyłącznie Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń, upoważniony do rozpatrywania zgłoszeń naruszenia prawa.
W toku postępowania stosuje się rozwiązania zapewniające poufność, w tym ograniczenie dostępu do dokumentacji oraz pseudonimizację danych sygnalisty.
Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem są przechowywane przez okres określony w procedurze, z zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa.
Zgłoszenia zewnętrzne
Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego w Urzędzie Miasta Pionki nie wyłącza możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenie może zostać dokonane również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego, z pominięciem procedury wewnętrznej, w szczególności w przypadkach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.
Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie pozbawia sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
